PENCATATAN BUKTI TRANSAKSI KEDALAM BUKU BESAR PEMBANTU

Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ledger) merupakan perluasan dari buku besar umum (general ledger). Catatan dalam buku besar pembantu merupakan rincian dari salah satu buku besar umum. Buku besar pembantu atau disebut atau disingkat dengan buku pembantu yang akan dibahas pada bagian ini meliputi :

a.      Buku besar pembantu hutang (accounts payable subsidiary ledger), berfungsi sebagai tempat mencatat perubahan hutang kepada kreditor secara individual sehingga merupakan rincian dari akun Hutang Dagang dalam buku besar umum.

b.      Buku besar pembantu piutang (accounts receivable subsidiary ledger), berfungsi sebagai tempat mencatat perubahan piutang (tagihan) kepada kreditor secara individual sehingga merupakan rincian dari akun Piutang Dagang dalam buku besar umum.

Sumber pencatatan dalam buku besar pembantu adalah bukti-bukti transaksi yang mengakibatkan perubahan baik terhadap hutang maupun piutang perusahaan. Misalnya faktur pembelian,faktur penjualan, bukti pengeluaran kas,bukti penerimaan kas, dan nota debet/kredit. Dengan demikian dalam perusahaan yang menyelenggarakan buku besar pembantu hutang dan buku besar pembantu piutang , bukti transaksi yang mengakibatkan perubahan pada hutang dan piutang dicatat dengan prosedur sebagai berikut :

a.      Dicatat dalam buku jurnal umum untuk dipindahbukukan kedalam buku besar, baik setiap pos jurnal secara individual maupun secara kolektif.

b.      Dicatat kedalam buku pembantu yang selanjutnya pada tiap akhir periode tertentu dari data buku pembantu disusun daftar saldo. Artinya dari data pembantu hutang pada akhir periode disusun daftar saldo hutang dan dari data buku pembantu piutang disusun daftar saldo piutang.

                                                                                                       

Jika tidak terjadi kesalahan pencatatan baik dalam buku jurnal atau dalam buku pembantu, saldo akun hutang dalam buku besar pada akhir periode harus sama dengan jumlah hutang menurut buku pembantu hutang (daftar saldo hutang). Demikian pula saldo akun piutang harus sama dengan saldo akun piutang menurut buku besar pembantu piutang (daftar saldo piutang).